Een organisatieverandering wordt pas succesvol wanneer je in de eerste 6 maanden van de nieuwe organisatie voldoende aandacht besteed aan de verandering en aan de mensen die de verandering moeten realiseren.”
Dit is natuurlijk een persoonlijke aanname van mij. Maar ken je het gevoel dat je een diploma hebt gehaald, dat je vervolgens de kennis in de praktijk gaat brengen en dat je dan ontdekt dat het werkelijke leren dan pas begint? Diezelfde ervaring hebben veel mensen wel met het behalen van hun rijbewijs en het vervolgens ‘in het echt’ leren rijden. Op de dag dat ik m’n rijbewijs had gehaald reed ik in de toen splinternieuwe Mazda 626 (3 dagen oud) van m’n vader door de hoofdstraat van ons dorp. Bij de wegversmalling werd het gevoel van snelheid wel heel intens en toen ik op de teller keek zag ik dat ik 90 per uur reed. Ik was er nog niet aan gewend dat deze auto bijna geen geluid maakte en dat het gaspedaal zo soepel intrapte. Dat was in de lesauto allemaal net een beetje anders. Zo’n 8 kilometer verder reed ik op een kruising af en ik had geen idee meer hoe het werkte. Op het moment dat ik dacht dat ik mocht gaan en ik de kruising op reed, volgde er direct keihard getoeter en stonden we met 3 auto’s surplace midden op de kruising. M’n rijbewijs bleek op dat moment alleen nog maar een stukje papier. Het leren rijden was begonnen.
Organisatieverandering
Met organisatieveranderingen gaat het vaak genoeg ook zo. Er is een heel traject gevolgd waarin alle veranderingen voor de organisatie zijn bedacht, uitgetekend en in structuur gezet. Er zijn keuzes gemaakt voor de inrichting van de nieuwe organisatie als het gaat om de processen en de mensen. Er is grondig nagedacht over en tijd en aandacht besteed aan een opleidings- en veranderingsprogramma voor de medewerkers. En dan op een dag is het zover. De nieuwe organisatie is een feit!
Op het moment waarop de nieuwe organisatie van start gaat is nog niet alles klaar. Net als bij de winkel die open moet terwijl de verbouwing nog niet helemaal af is of het huis waar je al in gaat wonen terwijl nog niet alles is geschilderd en de peertjes nog aan het plafond hangen. Maar toch is het goed dat de nieuwe organisatie van start gaat. Je kunt tenslotte niet eeuwig blijven voorbereiden. Wanneer de nieuwe situatie er is kom je er bovendien veel beter achter wat de belangrijkste dingen zijn die nog moeten worden geregeld. Daar loop je dan namelijk vanzelf tegenaan. Het geeft op die manier extra focus aan de verandering.
Helaas is het mij al bij verschillende verhuizingen gebeurd dat ik na een tijdje niet meer zag dat er nog peertjes hingen of dat de trapopgang nog niet was geschilderd. Het risico is aanwezig dat er na het doorvoeren van de verandering geen aandacht is voor de verandering. Er is al een nieuwe status quo en die geldt per direct als de nieuwe ‘bestaande situatie’.
De verandering begint na de verandering
Ik ben van mening dat dan juist het werk pas begint. Een nieuwe organisatie, een nieuw team gaat samenwerken. Er is respect, vertrouwen en verbinding nodig. De mensen moeten elkaar leren kennen, inzicht krijgen in elkaars kwaliteiten en kenmerken. De mensen moeten met elkaar helder hebben welk doel ze nastreven en daar met elkaar overeenstemming over hebben. Natuurlijk kun je daar een team enigszins op voorbereiden. Maar de meeste van deze zaken kun je pas aanpakken wanneer het team aan de slag is.
De eerste 6 maanden na de verandering zijn volgens mij cruciaal om van de verandering een succes te maken. Hier ligt een enorme kans om reorganisaties een duurzamer effect te laten hebben. Alles wat je in deze fase aanpakt, scheelt je later een heleboel kosten en moeite in het repareren van problemen, vertrouwens- en samenwerkingsissues en tegenvallende resultaten. Hoe eerder je in het veranderingsproces problemen oplost hoe lager de inspanning en kosten zullen zijn.
Help mensen vooruit in de nieuwe organisatie
Mijn pleidooi in dit verhaal is daarom: Maak een opleidingstraject of ontwikkeltraject voor de periode direct nadat de reorganisatie een feit is. Start hiermee kort voordat de verandering wordt doorgevoerd en laat het doorlopen in de eerste 6 maanden van de nieuwe organisatie. De effectiviteit en het succes van de verandering zal groter zijn. Daar durf ik m’n hand wel voor in het vuur te steken.
Een bijkomend voordeel van deze aanpak is dat je in de voorbereiding van de reorganisatie met veel meer aandacht de oude organisatie en misschien ook wel een aantal mensen los kunt laten. Ook dat is namelijk van cruciaal belang voor het welslagen. Daarover kun je meer lezen in de blog ‘Voor de verandering moet je loslaten’.