Ben jij een teamleider?
Hoe is de teamcommunicatie binnen jouw team?
Communicatie is de belangrijkste tool van een leidinggevende.
Streef jij er als teamleider in het MKB naar om meer aan het stuur te staan van jouw team? Wil jij de samenwerking versterken en de prestaties van jouw team verbeteren?
Communicatie is de belangrijkste tool van een leidinggevende.
Bij het leidinggeven aan een team is communicatie een belangrijk, dan wel essentieel, onderdeel van jouw vak. Het is soms moeilijk om als teamleider zelf in kaart te brengen hoe de teamcommunicatie nu verloopt en waar ruimte is voor verbetering. MenS | Durf te groeien is steun en toeverlaat, coach en sparringpartner van leidinggevenden in het MKB in Brabant en helpt je graag vooruit.
De invloed van teamcommunicatie
Communiceren als teamleider gaat niet alleen over gesprekken voeren met jouw team. Het gaat om zoveel meer. Wanneer je als teamleider aandacht besteed aan teamcommunicatie, versterk je de samenwerking binnen jouw team en ook de samenwerking van het team met de andere afdelingen binnen de organisatie. Daarbij is het belangrijk om aandacht te besteden aan teamcommunicatie in de breedste zin van het woord. Denk hierbij aan het geven en ontvangen van feedback, het effectief gebruikmaken van elkaars kwaliteiten, samenwerken vanuit verbinding en vertrouwen, doelgericht werken om resultaten te behalen, omgaan met stress en werkdruk, omgaan met veranderingen, het motiveren van mensen en samenwerken vanuit overeenkomstige waarden.
Wanneer je als teamleider leert om op de juiste wijze met jouw team te communiceren kun je daarmee veel bewerkstellingen. Je kunt dan:
De huidige communicatie in kaart brengen
We weten nu dat teamcommunicatie heel belangrijk is en wat je met de juiste manier van communiceren kunt bereiken. Het is nu belangrijk om eerst de huidige situatie in kaart te brengen. Dit doet MenS | Durf te groeien onder andere door het observeren tijdens overleg. Dit is een waardevolle manier om te zien wat er speelt, vast te stellen wat de dynamiek van een team is en wat wel en niet wordt gezegd of besproken. Op basis van deze inventarisatie geeft MenS | Durf te groeien advies over de inrichting en inhoud van de communicatie en overleggen in jouw team.
Deze communicatie heeft betrekking op alles wat je als teamleider doet:
Individuele gesprekken met je medewerkers of teamleden
De gesprekken die jij als teamleider met de mensen uit jouw team hebt gaan over:
- De individuele prestaties van de medewerker of de bijdrage of specifieke rollen van de medewerker in het team.
- De persoonlijke en professionele ontwikkeling van de medewerker.
- De persoonlijke situatie en de persoonlijke wensen van de medewerker.
- Ziekte, verzuim of verlof van de medewerker.
- Het zelf leren van nieuwe werkzaamheden of het uitleggen aan collega’s en het inwerken van nieuwe medewerkers.
- Het maken van een plan voor het doorgroeien naar een andere rol, functie of taak.
Werkoverleg met jouw team en met het managementteam
- Bij teamcommunicatie in de vorm van een werkoverleg kun je denken aan het werkoverleg met jouw team in de vorm van een dagstart, wekelijks of maandelijks overleg. Wanneer je LEAN werkt dan werk je meestal met een dagstart, een keek op de week, keek op de maand en misschien zelfs een keek op het kwartaal en op het jaar. Naast overleg met jouw eigen team heb je waarschijnlijk ook overleg met het managementteam waar jij als teamleider deel van uitmaakt. Uit deze overleggen kan weer informatie voortkomen, die gedeeld moet worden met jouw team of juist vanuit jouw team met andere teams of met de rest van de organisatie.
Als teamleider communiceren met jouw team
We weten nu welke gesprekken er plaatsvinden, maar waar gaan deze gesprekken over vanuit jouw rol als teamleider? De communicatie met jouw team vanuit jouw rol als teamleider gaat over:
Ideaal gezien sta je elke dag of elke week stil bij hoe het is gegaan. Daar probeer je van te leren en te bekijken hoe het nog beter kan. Daarnaast sta je dan dus stil bij hoe je het de komende dag of week gaat doen. Daar kun je de volgende dag of week dan weer op reflecteren en van leren. Dezelfde communicatie en afstemming vindt ook plaats op het niveau van het managementteam. Daarbij neem je de resultaten vanuit jouw team in samengevatte vorm mee, om toe te lichten hoe het er bij jou voor staat.
Inrichten van de teamcommunicatie
Om als team optimaal te kunnen functioneren is het belangrijk dat jij als teamleider een werkbare inrichting voor de teamcommunicatie kiest. Welke overleggen hebben we met elkaar en welke informatie en onderwerpen worden daar besproken? Dat is de eerste stap en hier heb je zojuist meer over kunnen lezen. Daarnaast is er ook structuur nodig voor het delen van informatie. Je kunt uit verschillende hulpmiddelen voor het delen van informatie kiezen. Dat kan iets heel eenvoudigs zijn dat je zelf of één van je teamleden maakt in bijvoorbeeld OneNote, Excel, Word of PowerPoint. Je kunt ook kiezen voor het werken met de rapportages uit de systemen waarmee jullie werken.
Het voornaamste is dat de informatie die gedeeld wordt voor iedereen goed leesbaar en begrijpelijk is. Een goed hulpmiddel hiervoor is het combineren van tekst en beeld. Ondersteun de informatie bijvoorbeeld met eenvoudige grafieken of illustraties. Zorg daarnaast dat ieder overleg dezelfde opzet heeft. Dit creëert duidelijkheid en je kunt zo een vergelijking maken met voorgaande gesprekken. Op deze manier kun je de ontwikkelingen het beste monitoren en bespreken.
Dialoog: wederkerige communicatie
Bij het communiceren op de werkvloer gaat het niet om eenzijdige communicatie, maar om wederkerigheid. De communicatie waar je als teamleider naar streeft is een dialoog tussen jou en het team én tussen de teamleden onderling. Je maakt het beste gebruik van alle talenten, inzichten en inbreng van jouw team wanneer je iedereen in het team een stem geeft. Wanneer iedereen zich gehoord en gezien voelt en weet, dan kan het team het meest optimaal functioneren. En dat is toch precies waar iedere leidinggevende naar streeft?
Inrichten van de teamcommunicatie
Streef jij er als teamleider naar om de communicatie met én binnen jouw team te optimaliseren? MenS | Durf te groeien coacht leidinggevenden in het MKB, maar ook hun team, met een unieke combinatie van coachgesprekken, coaching on the job en teamobservaties. Het leiderschapstraject sluit 100% aan op de praktijksituatie en de uitdagingen waar jij als leidinggevende dagelijks mee te maken hebt.
Onder het motto ‘Er is altijd ruimte voor groei’ zijn dit de resultaten die je bereikt met het leiderschapstraject van MenS | Durf te groeien: