Voor de verandering moet je loslaten

Voor een succesvolle organisatieverandering is het belangrijk dat je eerst met aandacht de oude organisatie loslaat en daarna pas met aandacht de nieuwe organisatie omarmt.

Na de verandering begint de verandering

In een eerdere blog ‘Na de verandering begint de verandering’ hield ik een pleidooi voor de aandacht voor de mensen en voor de organisatie in de eerste periode na een reorganisatie. In de eerste maanden van de nieuwe organisatie is er veel aandacht nodig om de nieuwe samenwerking, de nieuwe werkwijzen, de nieuwe routes en routines vorm en inhoud te geven. Er is dan nog veel werk te verzetten om iedereen vertrouwd te maken met de nieuwe organisatie en te voorkomen dat de organisatie terugvalt in de oude patronen. Deze aandacht vergroot de kans op het succes van de reorganisatie en het bereiken van de doelen die de organisatie zich heeft gesteld. In mijn pleidooi stelde ik voor, dit succes te bevorderen door, bij een reorganisatie een opleidingstraject of ontwikkeltraject in te zetten in de periode kort voordat de reorganisatie een feit is tot en met de eerste 6 maanden van de nieuwe organisatie. Een bijkomend voordeel van deze aanpak is dat je in de voorbereiding van de reorganisatie met veel meer aandacht de oude organisatie en misschien ook wel een aantal mensen los kunt laten. Ook loslaten is namelijk van cruciaal belang voor het welslagen van een reorganisatie.

Loslaten oude organisatie

We weten allemaal uit ervaring hoe moeilijk het is om oude gewoontes af te leren of te veranderen. Misschien ben je ooit gestopt met roken of een andere slechte gewoonte en merkte je toen hoeveel momenten op een dag er waren waarop je, eigenlijk zonder nadenken, automatisch een sigaret opstak. Je probeert steeds bewuster te worden van dat moment en probeert het dan juist niet te doen of iets anders te verzinnen. Dat kost veel moeite en het duurt even voordat het gewoon wordt om iets anders te doen. Dat is een ervaring die ik heel goed ken van alle (slechte) gewoontes die ik tot nu heb afgeleerd of geprobeerd af te leren. Het lukt mij pas echt wanneer ik de gewoonte helemaal heb losgelaten.

In organisatieveranderingen zie je regelmatig hetzelfde gebeuren. Enige tijd na de reorganisatie keren de gewoontes en automatismen van de organisatie terug. In de periode voordat de nieuwe organisatie staat is het belangrijk de weg hiervoor vrij te maken door het oude los te laten. Het is al een uitdaging om in de nieuwe organisatie nog voldoende aandacht en focus te houden op alles dat en iedereen die nog niet is mee-veranderd. Maar het is misschien nog moeilijker om voldoende aandacht en focus te hebben op alles dat en alle mensen die je gaat loslaten.

Wanneer de organisatieverandering nog ver weg is, wordt de eerste klap verwerkt door de mensen die door de verandering worden geraakt. Daarbij worden ze meestal door de organisatie geholpen in bijeenkomsten en gesprekken. Van loslaten is op dat moment nog helemaal geen sprake. Het duurt nog lang voordat het zover is en er kan nog van alles aan het plan veranderen. Naarmate de organisatieverandering dichterbij komt wordt het nog moeilijker. Het moment waarop de nieuwe organisatie moet staan, staat gepland. De (politieke) druk neemt toe om dit moment te halen en het niet (verder) uit te stellen. Alle zeilen moeten worden bijgezet om het te halen.
De verandering komt snel dichterbij en er is geen tijd meer om even stil te staan.

Twee stromen

Ik zie het zo dat de organisatieverandering bestaat uit 2 losse programma’s. Enerzijds het vormen van de nieuwe organisatie met alle kenmerken en organisatievragen die daarbij horen. Anderzijds het loslaten van de oude organisatie. In de praktijk zie je vaak dat deze programma’s door elkaar heen lopen. Dat is ook goed en kan ook niet worden voorkomen. Ik heb in mijn werk voorbeelden gezien van reorganisaties waarbij met zeer veel zorgvuldigheid aandacht besteed aan zowel het loslaten van het oude als het omarmen van het nieuwe. Toch pleit ik er voor dat de aandacht voor het loslaten voor een deel wordt losgekoppeld. Ik ben er van overtuigd dat dit de nieuwe organisatie ten goede komt.

Vaak ontstaan er tijdens de organisatieverandering ook twee stromen. De stroom mensen en werkzaamheden die behoren tot de nieuwe organisatie. En de stroom mensen en werkzaamheden die niet meegaan naar de nieuwe organisatie. Vanaf het moment dat deze twee stromen bekend zijn gaan beiden hun eigen pad volgen. Vanaf dat moment ontstaat er dus al een knip in de organisatie waarbij de mensen zich op verschillende manieren gaan voorbereiden op de toekomst. De ene groep bereid zich voor op de nieuwe organisatie en helpt deze vorm te geven. De andere groep richt zich op een andere toekomst buiten de huidige functie of misschien wel buiten de organisatie. Beide groepen krijgen vanaf dat moment hun eigen begeleiding. Dat is goed en zelfs absoluut noodzakelijk. Ik vind het mooi dat hier al veel aandacht voor is.

Loslaten is de gezamenlijke stroom

Wat ik er aan toe wil voegen is dat er ook binnen de bestaande structuur van mensen en werkzaamheden, teams en afdelingen, aandacht wordt besteed aan wat er gaat veranderen. Ik denk dat het goed is om de mensen die nu met elkaar samenwerken en die als team op een bepaalde manier aan elkaar gehecht zijn, met elkaar te laten praten over wat ze vinden van de veranderingen. Dat kan gaan over de inhoudelijke en organisatorische kant. Misschien kunnen ze daar niet al teveel aan veranderen, maar het kan enorm helpen als ze zich daarover gehoord voelen. Wanneer je voor de mensen helder en inzichtelijk maakt hoe de huidige en de nieuwe organisatie er uit ziet en waar de verschillen liggen, dan kan iedereen daar een mening over geven. In dit stadium is dat niet meer om het te veranderen. Daar moet je helder over zijn. Daar kun je in een eerder stadium inspraak voor organiseren. Nu gaat het er vooral om expliciet te maken wat de organisatie allemaal los gaat laten. Door mensen de gelegenheid te geven hierop te reageren help je ze de stap te zetten om de oude organisatie en elkaar los te laten. Laat de mensen die heel blij zijn en vol vertrouwen meegaan hun blijdschap delen. Laat de mensen die verdrietig zijn over de verandering of bang over wat de toekomst zal brengen zich ook uiten. Het is een onderdeel van het loslaten om elkaars emoties over de verandering te kennen. Het delen hiervan, zonder per se iets aan de situatie te kunnen veranderen, is heel veel waard en waarschijnlijk ook voldoende.

Het gaat hier zowel om de menselijke kant als om de organisatorische kant van de verandering. gebaseerd op het systemische principe dat iedereen recht heeft op een plek in het systeem. Iedereen en alles dat nog niet is losgelaten neem je bedoeld of onbedoeld mee naar de nieuwe organisatie. Dit kan tot vervelende situaties leiden bij het afscheid nemen van mensen of tot het niet goed functioneren van mensen in de nieuwe organisatie. En het kan ook een rem zetten op het functioneren van de nieuwe organisatie.

Het feest

Vaak wordt er een feest gevierd wanneer de nieuwe organisatie er is. Zo’n feest bestaat dan uit een mengeling van de emoties van afscheid nemen en de vreugde van het verwelkomen van het nieuwe. Het oude en het nieuwe lopen op zo’n feest nog helemaal door elkaar. Ik beleef dat als zeer verwarrend. Zou het niet veel mooier zijn om op een feestelijke of andere manier afscheid te nemen van het oude. Dan laat je het oude op een mooie aandachtvolle manier achter je en je sleept het niet mee de nieuwe organisatie in. De nieuwe organisatie kun je dan vieren met al het nieuwe. En misschien moet je daar in het licht van ‘Na de verandering begint de verandering’ zelfs nog even mee wachten totdat de nieuwe organisatie echt staat.

Ja, ik wil groeien!
close slider

Durf jij te groeien?

Neem contact met mij op.

* = verplicht